Planejamento de eventos: o que você precisa para fazer o seu

Lançar um produto novo, anunciar um reposicionamento de marca ou simplesmente celebrar o aniversário da empresa são ocasiões que merecem um evento comemorativo. Como fazer eventos que tragam rentabilidade é uma das questões mais intrigantes para quem se interessa pelo assunto. Nesse texto saberemos a importância de um bom planejamento de eventos.

Eventos atraem a atenção de potenciais clientes e fornecedores, gerando buzz e aumentam o interesse pela marca. Mas sabemos, um que um planejamento de eventos não é tarefa simples. É preciso organização, e uma competente equipe de execução. Você já deve ter se perguntando como fazer eventos sem ter preocupações na organização.

Neste post falaremos tudo sobre eventos com dicas essenciais:   

• Como fazer eventos;
• Como criar um planejamento;
• Marketing e eventos.

1. Planejamento de eventos, defina o objetivo 

Você precisa saber tudo sobre eventos, a começar pela clareza de objetivo do seu evento, afinal de contas não tem como fazer eventos sem pensar no resultado que você espera que ele te traga. Lançar um produto? Gerar burburinho nas redes sociais? Reposicionar a sua marca? Melhorar o relacionamento com o cliente?

Como fazer eventos moráveis? Preparar a lista de convidados e selecionar os fornecedores que serão capazes de executar com maestria as suas ideias, são itens fundamentais para o sucesso. 

2. Decida qual será o formato do evento 

Há diversas possibilidades de formatos para o seu planejamento de eventos. Pode ser um coquetel, um pocket show, uma palestra, um debate, uma entrevista coletiva e por aí vai.

O formato de como fazer eventos vai depender da sua estratégia de marketing e eventos, do seu objetivo e do público-alvo. Se for um planejamento de eventos para jornalistas, por exemplo, é interessante que tenha uma entrevista coletiva. Se for uma data comemorativa, como o aniversário da empresa, um coquetel é imprescindível. Nesta linha de raciocínio seu planejamento de eventos terá impacto.

3. Crie uma estratégia de comunicação visual para  planejamento de eventos

Todo planejamento de eventos precisa ter uma estratégia de comunicação visual. É ela que vai dar uma cara e uma identidade ao evento e ficará na memória dos convidados. 

Portanto marketing e eventos devem andar lado à lado para que a comunicação da marca seja passada de maneira uniforme, sendo assim é importante investir em um plano de qualidade para marketing e eventos.  

É preciso pensar em como será a decoração, como será apresentado o buffet, como os funcionários estarão identificados, como os diferentes espaços serão sinalizados, e outros pois tudo sobre eventos envolve muita pesquisa. 

Para que seu planejamento de eventos faça a diferença é importante ser ousado e criativo, pensando em soluções inovadoras de tudo sobre eventos que fujam do óbvio e encantem os clientes ou potenciais clientes. 

Se a empresa quiser passar uma imagem moderna, receber os convidados por meio de um túnel de led, por exemplo, será algo impactante, com certeza o seu evento será um sucesso.

4. Escolha os fornecedores

Para um bom planejamento de eventos escolher fornecedores certos para executar o seu evento é essencial para que ele dê certo e atinja os seus objetivos. Catering, recepção, sistema de som, brindes, painéis de led… Para tudo isso ser incluso no seu planejamento, você provavelmente terá de contratar fornecedores externos (a não ser que a sua empresa seja de um desses ramos, claro). Além disso, o planejamento de eventos deve estar apto para incluir contratações de diversos ramos, por tanto um bom relacionamento externo e uma carteira de contatos é essencial para como fazer eventos de sucesso. 

Outro item indispensável em um planejamento de eventos é ter pesquisas de preços, mas nunca escolha apenas com base em valores. Informe-se sobre a reputação das empresas converse com pessoas que já utilizaram os seus serviços e dê uma boa olhada nas redes sociais. 

Para um planejamento de eventos inclua contratos estipulando valores, prazos e características dos serviços. 

5. Trabalhe com um cronograma

Quando falamos em montar um planejamento a ideia principal evitar uma correria nos últimos dias, e para isso é preciso ter um bom cronograma. O tempo é um dos itens de maior relevância em um planejamento de eventos.

Estabeleça datas para a contratação de fornecedores, para a realização de pagamentos, para o envio de convites e para as confirmações de presença.

E não se esqueça de incluir no seu planejamento a desmontagem, etapa que engloba a entrega do mobiliário e da aparelhagem de som, por exemplo. 

Ademais, um planejamento de eventos é muito mais do que organizar, é minimizar as chances de possíveis erros. Agora você já tem todas as dicas essenciais de como fazer eventos, basta pratica-las.

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